Facturación electrónica: Cómo cumplir los requisitos de la ley Crea y Crece
El uso de la factura electrónica se está generalizando. Si ya venía utilizándose desde hace años en grandes empresas y en las administraciones públicas, ahora también son las pymes, micropymes y autónomos/as los que se adentran en el uso de la misma y en la optimización de los sistemas de facturación. En muchos casos, lo hacen alentados por los requerimientos de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, más conocida popularmente como “Ley Crea y Crece”.
Esta ley ha sido una de las medidas estrella del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, que tiene como objetivo dar respuesta a las recomendaciones de los organismos internacionales, reducir los obstáculos regulatorios, luchar contra la morosidad e impulsar el crecimiento empresarial.
Aunque la entrada en vigor de esta nueva normativa estaba prevista para 2022, se han producido diferentes retrasos debido a la dilación en la tramitación del desarrollo reglamentario. La ley lleva asociado un reglamento y, sin su aprobación, no puede entrar en vigor. Pero, ¿qué supondrá la entrada en vigor de esta normativa para las pymes y autónomos? Impondrá la obligación de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas si la transacción comercial es entre empresas. Por este motivo, resulta fundamental conocer todo lo necesario sobre la aplicación de la Ley Crea y Crece..
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es una factura al uso, como cualquier otra que emitimos habitualmente. La única diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico. Por tanto, las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que una factura en papel.
Existen dos tipos de facturas electrónicas. Por un lado, tenemos las facturas con datos no estructurados, que son las que tienen un formato imagen (pdf o documento escaneado). Por otro, nos encontramos las facturas electrónicas con datos estructurados, que están codificadas para que puedan ser interpretadas por los sistemas informáticos. En este caso, los formatos más habituales son UBL o Facturae (XML). El tipo de facturas electrónicas más recomendable es el que incorpora datos estructurados.
Por ejemplo, con la administración pública es necesario utilizar facturas electrónicas con formato estructurado que permitan su tratamiento automatizado y electrónico. Si disponemos de este tipo de facturas, tendremos cualquier necesidad de facturación cubierta.
¿Cuándo está mi empresa obligada a expedir facturas electrónicas?
En la actualidad, antes de la entrada en vigor de la Ley “Crea y Crece”, la factura electrónica es obligatoria en algunos casos. Es necesaria cuando el destinatario de dicha factura es una entidad pública (Administración General del Estado; Comunidades Autónomas, Entidades Locales; entidades gestoras de la Seguridad Social, universidades públicas y diputaciones forales). También debes emplear las facturas electrónicas si eres contratista o subcontratista de un contrato de Servicio Público (FACeB2B) y si expides facturas superiores a 5.000 euros a la Administración. El artículo 4 de la Ley 25/2012 señala que: “las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente de esta obligación de facturación electrónica a las facturas cuyo importe sea de hasta 5.000 euros”.
Como principales beneficios, la facturación electrónica permite: ahorrar costes derivados de la impresión, envío y almacenamiento; agilizar los ciclos de tramitación y cobro de las facturas, reduciendo así la morosidad y el impacto ambiental; automatizar la revisión y aprobación de las facturas recibidas y, por último, reducir los posibles errores humanos.
El futuro de la facturación electrónica
Ahora, toca mirar al futuro. Con la próxima aprobación de la Ley “Crea y Crece”, además de los comentados anteriormente, todas las empresas, sea cual sea su tamaño o volumen de facturación, estarán obligadas a facturar electrónicamente cuando sus relaciones comerciales sean con otra empresa o autónomo/a. Como avanzábamos, si has trabajado como proveedor de la administración pública, habrás tenido que remitirles facturas electrónicas desde 2015. El mismo funcionamiento se extiende ahora para el resto de las empresas del ámbito privado.
Eso sí, en la normativa se distinguen dos fases de ejecución en función de la facturación anual de la empresa. En la primera fase, las empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en el plazo de 1 año desde la publicación del reglamento de desarrollo. En la segunda fase, se incluyen aquellas empresas y autónomos con una facturación anual menor a 8 millones de euros, es decir, la mayoría de ellas, que tendrán la obligación de aplicar esta medida en el plazo de 2 años a contar desde la publicación de dicho reglamento que regulará las bases y requisitos técnicos.
Ley “Crea y Crece”, ¿qué implica?
Como decíamos, incluye la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales con otras empresas y autónomos/as (B2B). ¿Y qué pasa si no cumplimos con esta normativa en los plazos establecidos en las dos fases comentadas anteriormente? En ese caso, el incumplimiento conllevará sanciones económicas (aún por determinar) y la imposibilidad de acceder a subvenciones públicas.
Por estos motivos, es importante conocer e implementar la facturación electrónica. Las dos formas más habituales de hacerlo son: a través de una API de integración con cualquier software ERP, o bien, las soluciones integradas con Microsoft Dynamics 365. Cualquiera de las dos opciones puede dar buenos resultados en una pyme.
A expensas de las indicaciones del reglamento que desarrolla la ley, puedes visitar la página de facturae y FACe, para conocer mejor el sistema que se utiliza para emitir facturas a la administración pública, así como consultar este webinar en el que se amplía información sobre la facturación electrónica y se ofrecen demostraciones prácticas a través de varios sistemas.