10 herramientas para mejorar la productividad de tu pyme
“La productividad es el motor del progreso humano. Es lo que impulsa nuestra sociedad hacia adelante. La promesa de la tecnología es ayudarnos a hacer más con mejor esfuerzo”. Estas palabras de Satya Nadella, CEO de Microsoft, son perfectas para comenzar este artículo en el que nos serviremos de 10 herramientas tecnológicas para ser más eficientes en nuestro día a día, redundando así en una mayor productividad para las empresas.
El objetivo que perseguimos en los siguientes párrafos es exponer aquellas herramientas claves para la mejora de la productividad personal, así como las soluciones tecnológicas de trabajo colaborativo que pueden ser la llave para mejorar los procesos de trabajo dentro de los departamentos, agilizar los flujos de trabajo entre las distintas áreas de la empresa, eliminar la duplicidad de tareas y asignar trabajos a los equipos.
5 herramientas para mejorar la productividad personal en la empresa
En muchos casos, el volumen ingente de trabajo diario provoca que estemos tan absortos en las tareas que copan nuestro día a día, que no paremos para coger un poco de aire y revisar los procesos de trabajo con el objetivo de mejorarlos. En esta necesaria revisión de los procesos de trabajo, la tecnología se convierte en una aliada para conseguir más con menos esfuerzo. ¿Y quién no busca eso?
Para lograr que los departamentos sean más eficientes y productivos, lo mejor puede ser comenzar por ser más eficientes a nivel personal. Para ello, tenemos a nuestro alcance una serie de herramientas digitales que pueden ayudarnos. Podemos dividirlas en dos grandes paquetes de aplicaciones: las incluidas en Google Workspace y las aplicaciones de Microsoft 365.
Google Calendar
Una de las aplicaciones más utilizadas dentro del entorno de Google Workspace es, sin duda alguna, Google Calendar. Su sencillez de uso y su carácter intuitivo ha conquistado a los usuarios. Se trata de un calendario online que permite ser compartido con otros usuarios. Por un lado, nos ayuda, a nivel personal, con la planificación de las tareas que tenemos en previsión, y, además, nos permite compartirlo con las personas del equipo que nos interese
Microsoft To Do
Microsoft To Do, sucesora de Wunderlist, destaca como herramienta clave para la gestión de tareas. Es una aplicación multiplataforma, accesible en diversos dispositivos, lo que facilita su uso en cualquier lugar. Permite la creación y organización de tareas en secciones o listas, con la opción de añadir subtareas, fechas de vencimiento, recordatorios y repeticiones. Además, posibilita la incorporación de archivos relevantes para cada tarea y la planificación anticipada de semanas laborales. Una solución integral para la productividad personal y profesional.
Google Drive
Con Google Drive podemos almacenar archivos en la nube y colaborar con equipos de trabajo. Se trata de una de las aplicaciones más populares en el ámbito empresarial y también a nivel personal. Solo necesitas tener una cuenta de correo Gmail para poder utilizar este servicio de almacenamiento de Google. Todos los usuarios de Google Drive reciben 15 gigabytes de almacenamiento gratuito en Gmail, Google Drive y Google Fotos, lo que suele ser suficiente para un uso normal de la aplicación.
Microsoft Outlook
Outlook es mucho más que enviar y recibir correos electrónicos. Además de poder comunicarnos con compañeros y personas externas a la organización, también podemos agendar citas en calendario, guardar contactos, crear listas de difusión o almacenar información importante sobre ellos como teléfonos o correos alternativos. ¡Y todo ello en un único lugar!
Trello
Trello destaca por su utilidad y facilidad de uso en la organización de tareas y flujos de trabajo. Aunque no pertenece a grandes grupos de aplicaciones, su enfoque colaborativo agiliza procesos empresariales. La aplicación utiliza tableros, columnas y tarjetas para estructurar proyectos y subproyectos, permitiendo asignarlos a clientes. Su adaptabilidad a necesidades específicas, junto con su interfaz simple, facilita la rápida incorporación. Trello es una herramienta eficiente para la gestión de proyectos y la colaboración en equipos, destacando su versatilidad y accesibilidad.
Soluciones tecnológicas de productividad y trabajo colaborativo
Al igual que veíamos en el apartado anterior, dentro de los dos grandes grupos de aplicaciones (Google vs. Microsoft), encontramos también interesantes herramientas tecnológicas de productividad y trabajo colaborativo. Con ellas, completamos este listado de las 10 herramientas fundamentales para mejorar la productividad.
Microsoft Dynamics CRM (Customer Relationship Management)
Las siglas CRM responden a Customer Relationship Management (Gestión de relaciones con los clientes). Existen muchos tipos de plataformas CRM en el mercado pero Microsoft Dynamics CRM es una de las soluciones estandarizadas y personalizables más habitual.
Esta solución de software centralizada y basada en datos es ideal para administrar, almacenar y llevar a cabo un seguimiento pormenorizado de la información relacionada con clientes potenciales, así como con las oportunidades ya logradas para dar un impulso significativo al área comercial.
Microsoft OneDrive
Si antes veíamos Google Drive como la solución del gigante Google para el almacenamiento en la nube, ahora nos encontramos con la opción que plantea Microsoft: OneDrive. En este caso, lo incluimos en el apartado de herramientas colaborativas, ya que permite algunas funcionalidades extra respecto a Google Drive. De esta forma, la solución de Google se ha popularizado para un uso más personal y, por el contrario, la de Microsoft tiene un cariz más colaborativo y profesional.
Microsoft Teams
Si con otras aplicaciones veíamos tareas híbridas (personales y colaborativas), con Microsoft Teams estamos ante una aplicación de colaboración. Conecta, organiza, informa a los equipos y permite otorgar permisos en función de los diferentes canales creados. También incorpora una aplicación para realizar videoconferencias, incluidas grandes reuniones, ya que posibilita el acceso simultáneo a alrededor de 1.000 personas en una reunión principal y otros 9.000 asistentes adicionales, en este caso, con una experiencia de solo vista.
Google Meet
Como alternativa de Google para realizar videoconferencias, puedes emplear Google Meet. Permite unirte desde cualquier navegador o descargar la aplicación de escritorio. Cualquier persona que tenga una cuenta de Google puede crear una reunión online con hasta 100 participantes y reunirse durante 60 minutos por sesión.
Como ves, es algo más limitado que Microsoft Teams, pero resulta muy efectiva si tus reuniones no son tan numerosas. También hay que apuntar que ambas aplicaciones no son excluyentes; puedes usar ambas soluciones digitales en función de tus necesidades en cada momento.
Microsoft Sharepoint
Por último, recalamos en Sharepoint, otra herramienta que te invitamos a conocer dada su utilidad para almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo. Dentro de Sharepoint hay diferentes aplicaciones basadas en la nube como Sharepoint Server o Sharepoint Designer. Se pueden añadir novedades en un equipo de trabajo, noticias del equipo, incorporar un sitio web, etc. Nos sirve para centralizar toda la información de un proyecto en un mismo espacio digital.
Esperamos que os hayan resultado interesantes estas herramientas para mejorar vuestra productividad y las de vuestros equipos. Te recomendamos comenzar por las de uso personal para ir familiarizándote con ellas.