Gestión documental: La oficina sin papeles ya está aquí
Las oficinas han cambiado, de eso no hay duda. El final, o al menos, la minimización del consumo del papel en las oficinas es ya una realidad. Claramente, ha cambiado nuestra forma de trabajar. También lo han hecho los espacios de trabajo y, por supuesto, todas estas modificaciones han provocado que cambie la forma de acceso a la documentación en las empresas, motivando una reducción en el uso del papel. Las oficinas más sostenibles y eficientes son ya el presente del trabajo diario. Te contamos cómo puedes unirte a esta tendencia tan necesaria.
Solo hay que darse una vuelta por cualquier oficina para percibir que cada vez hay más puestos de trabajo que se quedan vacíos dando paso al teletrabajo. Incluso son numerosas las empresas que directamente apuestan por este modelo de trabajo de forma mayoritaria para su plantilla.
Todo esto no sería posible sin la digitalización. Tener acceso a cualquier documento desde cualquier lugar ya es posible, gracias a las herramientas digitales que tenemos a nuestro alcance y a la amplia red de conectividad disponible. Pero, para conseguir que este acceso sea posible, previamente, debemos pasar por el arduo proceso de trasladar todos esos papeles en formato físico, que inundan nuestras mesas, a los archivos digitales de la empresa.
Es muy probable que esta parte de digitalizado de la documentación ya esté en marcha en la empresa con los archivos que se hayan generado más recientemente, pero también es muy habitual que sigamos teniendo montones de archivadores acumulados, postergando mes a mes su digitalización, con la documentación más antigua. Esto provoca que no tengamos un acceso rápido y eficiente a datos que resultan de vital importancia para aportar valor a la empresa en la actualidad.
También debemos tener en cuenta que la forma de archivar marca una gran diferencia. Al contrario de como se hace con el papel, donde mientras se está trabajando en determinados archivos éstos pasan de mesa en mesa (con el riesgo de pérdida que ello implica) para finalmente ser archivados; en el proceso de digitalización, el primer paso es archivar la documentación y, a partir de ahí, realizaremos todas las modificaciones que sean necesarias, minimizando así el riesgo de extravío de información.
¿Es posible una oficina sin papeles?
Si queremos una empresa sea eficiente y eficaz, debemos plantearnos dar el necesario paso hacia la digitalización de la documentación. Según un estudio de IDC (International Data Corporation), se pierden unas tres horas y media semanales, tan solo por cada empleado del departamento de Administración, buscando documentación. Sin olvidarnos de otras 4 horas más de pérdida en la aprobación de documentos.
Una oficina sin papeles, además de repercutir en una mejor gestión del tiempo y en una mayor agilidad en los procesos de búsqueda, tiene múltiples beneficios, siempre que establezcamos un plan de digitalización personalizado, especialmente si viene de la mano de expertos en la materia. Aquí cabe recordar que este plan siempre debe ir ligado a un plan de ciberseguridad, dado que la digitalización siempre conlleva una serie de riesgos que no deberíamos pasar por alto.
Pero vamos con los beneficios. Uno, claro y evidente, es la protección contra la pérdida de documentos, como decíamos anteriormente. Cuando trabajamos en formato papel corremos el riesgo de que se extravíe mientras trabajamos con él, si lo tenemos que utilizar varias personas de la organización, incluso si es necesario sacarlo fuera de la oficina. A esto se le suma la incomodidad que supone cuando varias personas tienen que trabajar con un mismo documento.
Sin embargo, cuando tenemos los documentos digitalizados, podemos archivarlos en nuestro sistema y, además, tener copias de seguridad en dispositivos externos, así como en la nube. Ligado a este beneficio, se une la flexibilidad que adquiere la empresa, bien para ser trasladada a cualquier otro sitio o para que cualquier empleado pueda disponer de toda la documentación a su alcance, incluso de forma simultánea trabajando desde la intranet.
De esta forma, todos los empleados tienen acceso a la misma información: facturas, albaranes, pedidos, contactos…, En definitiva, a cualquier documentación relativa a la organización, a fin de encontrar la efectividad para nuestra empresa.
Por supuesto, no podíamos pasar por alto el ahorro económico que supone una oficina sin papeles. De hecho, la firma de investigaciones de mercado Gartner, Inc., estima que hasta el 3% de los ingresos de una compañía se gastan en papel, impresión, presentación y los costos para almacenar y mantener archivos.
Por último, pero no menos importante, la reducción de papel en las empresas contribuye al cuidado del medio ambiente. Gracias a nuestra apuesta por la digitalización estaremos aportando al mundo nuestro granito de arena.
¿Cómo dar el paso?
Como ya imaginaréis, llevar a cabo el plan de digitalización no es tarea menuda. Si bien puede no resultar difícil, en un principio, sí que resulta laborioso y algo que requiere su tiempo.
Por suerte ya existen empresas y softwares que nos facilitan estos procesos. La forma de pasar todos los documentos físicos a digital es escanearlos uno a uno. Este trabajo es manual y puede conllevar muchas horas de trabajo. Por supuesto, todo depende del volumen de documentación en papel que tengamos. Pero para los casos en los que sea necesario, debemos saber que hay personas cualificadas para esta tarea. Tarea que implica también asignar el nombre correspondiente a cada documento a fin de proceder a archivarse correctamente.
Incluso, en la actualidad, contamos con gestores documentales automatizados que nos permiten optimizar tanto la labor de archivo como posteriormente las búsquedas. A estos softwares, previamente se les establece unos patrones y parámetros, de forma que se consiguen automatizar los procesos.
Ahora sí, podemos concluir que la oficina sin papeles es posible. Y, además de ser necesaria, es una realidad a la que cualquier empresa, sea cual sea su sector y tamaño, se puede adaptar. Por supuesto, siempre de la mano de expertos que nos ayuden a elaborar un buen plan de digitalización que se adapte a nuestras necesidades y que sepa guiarnos en este camino de transformación para que las condiciones de trabajo sean las óptimas durante el proceso y, a posteriori, en el día a día de nuestra empresa.